В июле 2011 года чиновники Фонда социального страхования разъяснили бухгалтерам об их праве на возможность корректировки отчета 4-ФСС. Мы разобрались во всех тонкостях нововведений
Форма 4-ФСС появилась в далеком 2003 году. По мере своего существования она претерпела значительные изменения – как по образцу, так и по своему значению. Возможно, в ближайшем будущем будет упразднен персонифицированный учет, и все данные будут содержаться в едином документе. Рассмотрим, какие изменения законодатель подготовил для бухгалтеров в этом году.
В новой форме отчета появились строки, которые вызвали затруднение у бухгалтеров и облегчили жизнь инспекторам фонда. Так, раньше на титульном листе не указывалась среднесписочная численность работников, из них – численность женщин и работающих инвалидов на предприятии. Подобные новшества приводят к ошибкам в релизах электронных программ новой формы отчетности, которые, как правило, появляются непосредственно перед самым началом ее сдачи и перевыпускаются чуть ли не каждый день во время «жаркого периода». Поэтому до самого окончания срока сдачи отчетности бухгалтер не может быть полностью уверен в том, что у него верный вариант.
ФСС рекомендует страхователям не дожидаться писем из фонда с требованием сдать «уточненку», а провести проверку данных самостоятельно. Пени по страховым взносам самостоятельно считать не надо так, как ФСС начисляет их сам.
После проверки отчетов 4-ФСС за II квартал сотрудники фонда составили перечень наиболее распространенных ошибок при его заполнении.
1. В таблице 1 показатели графы 1 «За последние три месяца отчетного периода» строки 15 «Расходы на цели обязательного социального страхования» заполняются работодателями, у которых есть сотрудники, получающие пособие по временной нетрудоспособности. Аналогичная ошибка возникает при заполнении раздела II таблицы 7 графы 1, подразделенной на 1-й, 2-й и 3-й месяц строки 11 «Расходы по обязательному социальному страхованию».
2. В таблицах 2 и 5 раздела I и в таблице 8 раздела II данные по расходам, произведенным страхователями за счет средств обязательного социального страхования на случай временной нетрудоспособности, отражаются по состоянию на первый день следующего за отчетным периодом месяца, а не по данным на день представления отчета. Эти суммы не будут приняты в расчет. Поэтому бухгалтерам следует отразить их в задолженности.
3. Суммы расходов на цели обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве, не принятых к зачету ФСС в 2011 году, отражаются страхователем путем уменьшения ранее указанных им показателей по строке 11 в графе 1 «На начало отчетного периода» и в графе 3 «Сумма (руб. коп.)» таблицы 7 «Расчеты по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».
4. «Шифр страхователя» на титульном листе является составным. В первых трех ячейках указывается шифр, определяющий категорию налогоплательщика в соответствии с приложением № 1; в следующих двух ячейках – код согласно приложению № 2, в последних двух ячейках – код из приложения № 3 к Порядку.
5. Итоги по таблицам 2 и 5, заполняемые компаниями, выплачивающими суммы по страховому обеспечению, должны быть идентичными друг другу. Эта проблема тянется еще со времен деклараций и расчетов по ЕСН, перенесенных в отчет РСВ-1, а из него в Отчет 4-ФСС, в котором приходится заполнять таблицы 2 и 5 в полных рублях.
6. Также проблемы возникали со сравнением таблицы 3.1 из 4-ФСС с таблицей 4.1 из РСВ-1 (по инвалидам), так как для отчета ФСС это облагаемые суммы, а в РСВ – полные доходы.
В июле 2011 года ФСС настоятельно рекомендовала прикладывать к уточненке 4-ФСС пояснительное письмо, официального шаблона не существует и по сей день. Поэтому перед специалистом-расчетчиком возникает проблема по правильному ее составлению.
Мы рекомендуем написать письмо на бланке организаций в произвольной форме. В нем должна содержаться та информация, которая необходима инспекторам ФСС.
Во-первых, необходимо указать причину, по которой компания корректирует сумму, ранее указанную в отчете. Ее можно как конкретизировать (к примеру, «не включены в расчет вычеты по листкам по временной нетрудоспособности», так и ограничиться общей формулировкой (например: «Из-за технической или арифметической ошибки»).
Во-вторых, строки с внесенными изменениями должны быть указаны в письме. Это необходимо инспекторам для быстрого поиска и исправления отчетности в своей базе. Вместе с уточненной декларацией можно подать заявление на зачет или возврат денежных средств.
В-третьих, если сумма налога к уплате больше, то в сопроводительном письме имеет смысл указать реквизиты «платежек» на перечисление налога (аванса) и пеней и приложить к письму их копии.
Сопроводительное письмо следует заверить печатью компании и подписать у руководителя.
Итак, мы написали сопроводительное письмо и теперь приступаем к подготовке корректирующего отчета 4-ФСС. До начала работы с этим документом следует просмотреть его оригинал и учесть все замечания налогового инспектора. Как показывает практика, больше всего претензий возникает к указанным в суммах копейкам. В базе фонда они, как правило, сильно разнятся с данными представленного отчета. Дело в том, что именно на копейки бухгалтерские программы имеют «дурное» свойство ошибаться. После того как вы внесли все соответствующие изменения в базу данных и добились единообразия, можете смело ввести изменившиеся значения.
При заполнении титульного листа следует обратить внимание на строку «Номер корректировки» (ст. 17 Закона № 212-ФЗ): в ней проставляется цифровое значение, указывающее, какой по счету расчет с учетом внесенных изменений и дополнений представляется страхователем в территориальный орган ФСС (например: «001», «002», «003»,...»010» и т. д.). В строке «код» вносится период, за который представляется расчет, и количество обращений страхователя за выделением необходимых средств на выплату страхового возмещения. Отчетными периодами признаются первый квартал, полугодие и девять месяцев календарного года, в то время как расчетным – календарный год, который обозначается цифрой «12». Количество обращений страхователя за выделением необходимых средств на выплату страхового возмещения обозначаются шифром «01», «02» и т. д. В строке «календарный год» проставляется отчетный период, за который сдают уточненный расчет.
Напомним, что суммы в первом и втором разделе отчета должны совпадать полностью. Таким образом, если корректировка вносится за июнь 2011 г., то это значение вписывается в строку «3 месяц». В обоих разделах следует исправить данные этой строки и общую нарастающую сумму за последние три месяца отчетного периода. В строку 16 «Уплачено страховых взносов» необходимо вписать общую сумму по перечисленным страховым взносам на лицевой счет территориального органа ФСС, с указанием даты и номера платежных поручений.
