Проверка благонадежности будущего партнера – обязанность любой компании. Многие бухгалтера считают эту процедуру навязанной. Многие, но не все. Практикующий налоговый юрист Марина Яковлева рассказала, как в их компании проверяют будущих контрагентов.
В наш нестабильный век многие компании сталкиваются с недобросовестными поставщиками, подрядчиками и другими контрагентами. Последствия сотрудничества с такими партнерами могут обернуться услугами ненадлежащего качества, поставкой испорченных товаров, кроме этого, компании рискуют потерять возможность возместить из бюджета налог на добавленную стоимость, занизить суммы расходов по налогу на прибыль и т.п. Чтобы этого не произошло, во многих организациях разрабатываются специальные инструкции по выявлению недобросовестного контрагента. Разработан такой документ и в нашей компании, называется он «Политика закупок» (далее – Политика), применяется он с 2010 г., а в 2012 г. он должен быть пересмотрен.
Основными принципами компании в вопросах закупок являются прозрачность, конкурентность, справедливость, эффективность и обоснованность. Применение Политики необходимо для защиты организации от некачественных товаров и услуг, от завышения стоимости поставляемого товара. Чтобы объективно оценивать будущего партнера, а также подтвердить его соответствие требованиям фирмы к качеству поставок и услуг.
В нашей компании Политика применяется для всех закупок товаров и услуг. Этот документ определяет порядок и содержание работ по наиболее эффективной организации закупок.
Политика является обязательной для исполнения всеми подразделениями и сотрудниками компаний, участвующих в проведении закупок. В этом документе предусмотрены правила поведения конкретных работников, а также прописаны принципы их взаимодействия с внешним миром. Например, сотрудники ни при каких обстоятельствах не должны использовать свое служебное положение в корыстных целях. Можно сказать, что в бумаге составлен «кодекс чести» работника. Я знаю о том, что персонал многих фирм инструктируют о том, как себя вести в офисе и за его пределами, но только в устной форме, у нас же такие правила закреплены документально.
Если сотрудник нарушает установленные правила, то он лишается права самостоятельной закупки товаров и услуг, кроме этого к такому работнику применяются административные меры взыскания со стороны руководства.
Все закупки у нас группируются по категориям, в зависимости от объемов, периодичности, доли в совокупных расходах компании, критичности для оперативной деятельности, специализации и конкурентности рынка поставщиков и функционального предназначения.
Политикой предусмотрены следующие способы закупок:
Конкурсные.Это закупки, по которым поставщик определяется в результате конкурентных предложений. Все предложения принимаются только по факсу и по электронной почте, по телефону такое предложение принять нельзя. Кроме этого, учитывается проведение первичной оценки потенциальных контрагентов. Процедура этих закупок предполагает получение, как минимум двух коммерческих предложений от разных поставщиков. Они должны содержать в себе заявку, первичную оценку поставщика, подготовку договора, заказ на закупку, оплату и получение товара или услуги.
Закупки у поставщиков, входящих в реестр утвержденных.
Это закупки, по которым поставщик уже прошел первичную оценку и в настоящее время проходит оценку один раз в год. Этапы почти такие же, как и в предыдущем способе, только выстроены они немного проще.
Закупки у единственного источника.
Такими компаниями являются естественные монополисты – поставщики электроэнергии, теплоснабжения, арендодатели и т.п. Для них процедура оценки не применяется. Утверждение производится на стадии подписания договора или оформления заказа на закупку.
Прямые закупки.
Политикой предусмотрены прямые закупки в случае, если товар или услуга приобретаются без заключения договора на основании согласованного заказа. Эта практика применяется к закупкам, совокупная стоимость которых не превышает ценового порога, заранее установленного в компании.
Оценка выбора поставщиков и подрядчиков проводится службой закупок компании. Цель оценки –принятие решения относительно потенциально возможных контрагентов. Оценка и выбор осуществляются по определенным критериям, таким как: правовая основа деятельности контрагента, его финансовая состоятельность, наличие и предоставление необходимых документов на поставляемые оборудование, и материалы, подтверждающих качество, репутация и надежность, цена, условия оплаты, базовые условия поставки, предоставление гарантийных обязательств. Для подрядчика – почти то же самое, за исключением условий, относящихся к поставке. Кроме этого, работник компании должен получить сведения об опыте работ подрядчика и о страховании его ответственности.
Все контрагенты в нашей компании оцениваются по балльной системе, выставляется от 0 до 5 по каждому из оцениваемых критериев. Присвоение нулевой оценки переводит контрагента в реестр нерекомендованных поставщиков или подрядчиков, поэтому заключение договора с такой компанией возможно только при особом разрешении руководства. Каждому критерию присуждается свой вес, соответствующий его относительной значимости. Данная методика представлена в Политике в табличной форме.
Приведу наиболее интересные примеры оценки. Так, чтобы оценить базисные условия поставки, необходимо выяснить, как будет осуществляться доставка: транспортом поставщика, транспортно-экспедиторской компанией или самовывозом. В зависимости от способов доставки поставщику будет дан соответствующий балл.
Также представляет интерес такой критерий оценки подрядчика, как его ресурсы. Оценивается данный критерий по наличию производственных мощностей, оборудования или техники, материально-технической базы, квалифицированного персонала. Эти критерии необходимы для выполнения договорных работ в полном объеме, в заданные сроки и с требуемым качеством. Необходимо знать, имеются ли у подрядчика собственные ресурсы, есть ли у него план привлечения необходимых ресурсов, подкрепленный договоренностями с их владельцами. Подрядчик может не предоставить конкретных сведений о наличии ресурсов в виду их отсутствия. И, наконец, в этих данных могут обнаружиться признаки фальсификации или другие показатели серьезных проблем потенциального партнера. В последнем случае сотрудничество категорически не рекомендуется.
Что происходит с этими данными? Они ложатся в основу «Комплекта форм для оценки потенциального подрядчика». На основании полученных данных заполняется Протокол оценки и рассчитывается так называемый «грейд поставщика».
Решение о выборе контрагента, включении или не включении его в реестр утвержденных для дальнейшего заключения или пролонгации договора принимается по полученным суммарным показателям. От них зависит категория, присваиваемая партнеру компании. Всего категорий четыре, каждая из которых имеет свою характеристику. Предпочтение отдается контрагентам, которые имеют с нашей компанией длительные деловые связи, стабильно выполняют свои обязательства по качеству продукции и условиям поставки.
Реестр утвержденных или не рекомендованных контрагентов постоянно обновляется и размещается для общего доступа на сайте компании, таким образом все заинтересованные лица могут с ним ознакомиться в любой момент времени.
Зафиксированные в списке не рекомендованных поставщиков организации, теряют возможность рассматриваться в качестве потенциальных партнеров, и, соответственно, право на заключение договора. Чтобы обезопасить компанию от возможных неблагоприятных последствий, мы проводим выбор нового контрагента.
