Обмен документами с контрагентами в электронном виде позволяет сделать работу бухгалтерии намного проще, надежнее и безопаснее. Но не все спешат воспользоваться современными технологиями, потому что не знают, как они работают.
Электронный документооборот прочно вошел в жизнь большинства организаций при общении с банками и сдаче налоговой отчетности в электронном виде. Вместе с тем бухгалтерский учет до сих пор ведется по старинке, на бумажных носителях. Новые поправки к Налоговому кодексу окончательно узаконили работу с документами в электронном виде. Теперь можно подписывать отчетность, счета-фактуры, накладные, доверенности и т. д. электронной цифровой подписью (ЭЦП) и заверять их в защищенных системах обмена документами. Такой метод работы позволяет решить множество проблем, с которыми бухгалтерам приходилось сталкиваться до сегодняшнего дня.
Документы заверяются вручную уже несколько столетий, и до сих пор достоверность подписи должностных лиц в отдельных случаях ставится под сомнение. Ведь крайне редко подписание документов происходит в присутствии полномочных представителей обеих сторон – нормальным явлением в деловой практике является обмен подписанными экземплярами документов. В этом случае невозможно быть уверенным в том, что подпись на документе принадлежит именно тому лицу, чьи данные значатся в реквизитах. При работе с ЭЦП проверка ее подлинности происходит автоматически. Удостоверяющий центр на основе документов организации формирует подпись, содержащую информацию о сотруднике, на которого она оформлена. ЭЦП позволяет проверить, имеет ли этот сотрудник право на подписание тех или иных документов от лица организации.
Немало сложностей для правильного ведения бухгалтерского учета создает и территориальная удаленность контрагентов. Немалое количество документов поступает в любую организацию с опозданием, а то и вовсе теряется при пересылке. При работе с электронными системами обмена данными такие проблемы исключены: размещение документов, их просмотр и подписание происходят в режиме реального времени, а «оригиналы» подписанных документов доступны сразу же после их утверждения сторонами. Бухгалтер тратит всего несколько минут на получение всех необходимых ему в работе «бумаг».
Еще одна проблема, общая для всех организаций, состоит в том, что архивы бумажных документов занимают очень много места. Даже в небольших компаниях однажды встает вопрос о выделении помещения, в котором будут пылиться папки с историей деятельности организации. При работе с электронными документами таких сложностей не возникает. Небольшого информационного носителя достаточно для хранения огромного объема документов.
Для налаживания электронного документооборота понадобится закрытый для посторонних сервер, через который пользователи смогут вести пересылку, согласование и подписание первичных и других юридически значимых бумаг, который позволяет размещать, заверять и сохранять документы. Наличие собственного удостоверяющего центра системы дает возможность автоматически проверять подлинность и правомочность подписи.
Сотрудники организаций, которые собираются обмениваться информацией, должны быть зарегистрированными пользователями системы. У жителей Москвы есть возможность прийти в офис, создать ЭЦП, получить все необходимые бумаги и электронные ключи. Существует возможность зарегистрироваться в системе удаленно: прислать пакет документов с информацией о компании и сотрудниках, на которых оформляется подпись, а затем получить подтверждение регистрации по почте; правда, при этом придется посетить нотариуса.
Для работы в системе бухгалтеру не потребуется дополнительного обучения. Интерфейс сервера, на который выходят пользователи, выглядит очень просто, а заверение документа и его отправка происходят в два «клика» мышки. На сегодняшний день для работы в системах подобного рода необходима установка «автоматизированного рабочего места (АРМ)»: оно настраивается на компьютере, с которого будет вестись пересылка информации. В настоящее время идет финальное тестирование специальных устройств (не больше обычной флэш-карты), позволяющих вести электронный документооборот с любого компьютера, подключенного к Интернету.
Зарегистрированные пользователи имеют возможность размещать файлы в системе, хранить и редактировать документы, заявлять их к подписанию и подписывать, Уведомление о появлении новых файлов приходит адресатам автоматически. Получатель файла открывает его, подписывает или отказывает в подписи, с указанием причин отказа. Подписанный двумя сторонами документ отправляется обоим участникам сделки, после чего бухгалтеры имеют возможность разместить файл в электронном архиве или использовать его в работе. Если же документ не подписан, стороны получают уведомление об отказе в подписании с указанием причины отказа. Файл помещается в раздел аннулированных и хранится в течение установленного системой срока.
Дополнительным достоинством применения таких систем является автоматическое проставление так называемой «метки времени» на каждом подписанном файле. Это позволяет упростить решение в суде споров хозяйствующих субъектов о точном времени и дате подписания документа и наступления предполагаемых этим документов обязательств.
Преимуществом Системы является то, что она не нарушает сложившихся в организации принципов работы. В ней могут быть использованы (и заверены ЭЦП) любые форматы файлов с информацией о документах – вплоть до сканированных изображений. Бухгалтер создает документы в удобной для себя форме, использует привычные программы и форматы сохранения. У сотрудников не возникает необходимости переучиваться для того, чтобы организовать электронный документооборот.
Условия регистрации, коды и ключи – являются ли они серьезными барьерами на пути злоумышленников, которые хотели бы получить документы компании? Войти в систему может только зарегистрированный пользователь. Теоретически перехватить зашифрованный файл хотя и сложно, но можно, а вот воспользоваться им во вред – нет. Для этого его потребуется раскодировать. Специалисты ФСБ утверждают, что сделать это способен только человек, обладающий ключом.
Случаи утери ключа или попадания его в чужие руки хотя и редки, но не исключены. Схема действий в этом случае схожа с той, которая рекомендована людям, потерявшим банковскую карту. Обладатель электронной подписи обращается любым удобным способом в службу технической поддержки и блокирует свою ЭЦП. После этого подписание документов данной ЭЦП становится невозможным.
Новые технологии хотя и кажутся вначале непривычными и сложными в применении, а все же использовать их в работе порой не только удобно, но и выгодно. Скажем, при работе с системой можно сэкономить не только на рабочем времени сотрудников, но и на командировках, которые теперь не понадобятся для подписания документов, и на телефонных переговорах, поскольку редактировать документы можно будет значительно быстрее. А время ожидания первичной документации вообще сводится к минутам. При этом общая стоимость владения доступом к системе невелика.
Однозначно можно утверждать одно: за подобными системами будущее, и чем раньше вы начинаете пользоваться современными технологиями, тем больше у компании окажется преимуществ на рынке.
