По разным причинам многие компании по разным причинам принимают на работу иностранных сотрудников или отправляют за границу своих. Недавно Минфин пояснил вопрос обложения НДФЛ доходов специалистов, которые приобрели статус налогового резидента. В этом случае излишне удержанный налог подлежит зачету и возврату. Как воплотить это на практике?
Российские организации, индивидуальные предприниматели, нотариусы обособленные подразделения иностранных организаций и другие от имени которых или в результате отношений с которыми работник получил доходы, являются налоговыми агентами. Они обязаны исчислить, удержать и уплатить с выплаченных ему денег НДФЛ.
Сумму налога работодатель обязан рассчитывать нарастающим итогом с календарного года в конце каждого месяца. Бухгалтер считает сбор по всем доходам, источником выплаты которых он является. НДФЛ суммируется за весь год с зачетом удержанной в предыдущие месяцы суммы налога.
Если удержать НДФЛ невозможно, то работодатель обязан не позднее одного месяца с даты окончания периода, в котором возникли соответствующие обстоятельства, письменно сообщить сотруднику и ревизорам по месту своего учета об отсутствии у него возможности удержать налог в определенной сумме.
Форма соответствующего сообщения утверждена приказом ФНС от 17 ноября 2010 года № ММВ-7-3/611. Порядок представления документа регламентируется приказом Службы от 16 сентября 2011 года № ММВ-7-3/576.
Агенты обязаны переводить НДФЛ не позднее дня фактического получения в банке наличных денег или счета работника. В иных случаях компании переводят налог не позднее дня, следующего за днем фактического получения сотрудником дохода, – для доходов, выплачиваемых в денежной форме, а также дня, следующего за днем фактического сбора, – для заработка, полученного в натуральной форме либо в виде материальной выгоды.
Если у организации есть обособленные подразделения, то перечислять суммы налога в бюджет нужно как по месту своего нахождения, так и по месту регистрации каждого подразделения.
Удержанная агентом сумма налога, превышающая 100 рублей, перечисляется в бюджет в указанном выше порядке. Если сбор составляет менее этой суммы, она добавляется к налогу, подлежащего перечислению в бюджет в следующем месяце, но не позднее декабря текущего года.
Налогоплательщиками НДФЛ признаются физические лица, являющиеся резидентами России. Сотрудники, к таковым не относящиеся, обязаны платить сбор, только если они получают доходы от источников, работающих на территории РФ (п. 1 ст. 207 НК РФ).
Резидентами называют физических лиц, которые не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев фактически находятся в России (п. 2 ст. 207 НК РФ). Этот срок не может прерываться на периоды выезда работника за пределы страны для лечения и обучения меньше чем на шесть месяцев.
Соответственно, если человек фактически находился в РФ меньше, чем 183 календарных дня в течение 12 следующих подряд месяцев, то он не является налоговым резидентом. Исключение – российские военнослужащие, проходящие службу за рубежом, а также сотрудники органов власти и местного самоуправления, командированные на работу за пределы страны. Эти люди являются налоговыми резидентами России независимо от того, сколько времени они находятся на ее территории (п. 3 ст. 207 НК РФ).
Примечательно, что 183 дня пребывания в РФ суммируются за последние 12 месяцев. В письме ФНС от 22 августа 2012 года № ЕД-4-3/13897 сотрудники Службы дают следующие рекомендации: 183 дня пребывания, по достижении которых гражданин будет признан резидентом, исчисляются путем суммирования всех календарных дней, в которые человек находился в стране в течение 12 следующих подряд месяцев. То есть, если сотрудник за последние 12 месяцев находился на территории страны в сумме более чем 183 дня, то он становится резидентом. При этом статус работника, определяющий налогообложение его доходов, полученных за период, устанавливается по итогам календарного года.
В более поздних разъяснениях Минфина рекомендуется определять налоговый статус сотрудника на каждую дату выплаты дохода исходя из фактического времени нахождения его на территории России. При определении статуса необходимо учитывать 12-месячный период, определяемый на дату получения им дохода, в том числе начавшийся в одном календарном году и продолжающийся в другом, это следует из письма Минфина от 5 апреля 2012 года № 03-04-05/6-444.
От того, является ли человек налоговым резидентом страны или нет, зависит ставка, по которой рассчитывается налог на его доходы в Российской Федерации.