Смена расчетного счета организации не обходится без потрясений для фирмы, уверяют специалисты учета. Опираться на собственный опыт не надежно, говорят они – слишком часто меняются требования банков. Мы выяснили, какие сложности ждут компанию при переходе из одной кредитной организации в другую, и как их обойти.
Юридическое лицо может использовать в своей работе несколько банковских счетов для разных видов платежей – распространенная практика, при этом один из счетов в любом случае является основным. Он указан в документах компании, на него перечисляют средства клиенты за оказанные услуги. Без сомнений, счет компании – важный рабочий инструмент. И если определенная кредитная организация предлагает фирме выгодные условия сотрудничества, директор фирмы принимает решение менять банковского партнера. Осуществить же план на практике предстоит бухгалтеру.
Если организация решила сменить обслуживающий банк, бухгалтеру следует изучить главу 4 Инструкции Банка России от 14 сентября 2006 г. № 28-И, в которой перечислены документы, которые потребуется предоставить кредитной организации для заключения договора. Среди них:
1. Свидетельство о государственной регистрации.
2. Учредительные документы.
3. Лицензии, если они влияют на возможность компании заключать договор на банковское обслуживание.
4. Карточка с образцами подписей и оттиском печати.
5. Документы, подтверждающие полномочия лиц, указанных в карточке с образцами подписей.
6. Документы, подтверждающие полномочия единоличного исполнительного органа организации.
7. Свидетельство о постановке на учет в налоговой инспекции.
Почти все бумаги можно представить в виде копий. С одной стороны – это хорошо, организации не нужно расставаться с оригиналами самых важных бумаг, с другой – требуется заверить все дубликаты документов. Раньше для этого приходилось обращаться к нотариусу, сегодня банки идут на встречу клиентам, кредитные организации сами вызывают специалистов, которые могут заверить подлинность бумаг.
Однако бухгалтеры, которые совсем недавно проходили процедуру смены расчетного счета, уверяют: приведенный в Инструкции Банка России список документов не полный. «Первоначально вы предоставите небольшой список, – рассказывает бухгалтер Анатолий Синицын. – Сотрудники кредитной организации рассмотрят его и запросят уточняющие бумаги. К примеру, у вас менялся устав организации, а где протокол решения о внесении уточнений в этот документ? И так по каждому спорному вопросу. Специалист учета за это время узнает всю историю фирмы со дня ее основания, а также разберется в тонкостях восстановления документов, которые были утеряны».
Но стоит отметить, что при заключении договора работы много не только у бухгалтера, но и у службы безопасности банка. Если раньше специалистам учета приходилось проводить настоящее расследование в отношении учредителей компании, то сейчас эту функцию берет на себя кредитная организация. Остается только предоставить данные о создателях фирмы.
О создании нового расчетного счета организации нужно оповестить налоговую и фонды. Сделать это необходимо в течение семи рабочих дней (подп. 1 п. 2 ст. 23 Налогового кодекса РФ и п. 3 ст. 28 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Уведомить инспекцию нужно по специальной форме № С-09-1. Она утверждена приказом ФНС России от 9 июня 2011 г. № ММВ-7-6/362@.
Если компания не уведомит ИФНС вовремя об открытии расчетного счета, ей грозит штраф размере 5000 руб. (ст. 118 Налогового кодекса РФ). А директора или другого ответственного сотрудника могут оштрафовать на сумму от 1000 до 2000 руб. (ст. 15.4 Кодекса РФ об административных правонарушениях). Бухгалтеры, которые уже проходили процедуру смены банка, уверены: избежать санкций можно с помощью одного нехитрого приема: необходимо, не дожидаясь уведомления кредитной организации, уточнить у ее работников, открыт ли новый счет. Однако сегодня такое правило уже не актуально. «Раньше возникали частые вопросы, с какого момента нужно отсчитывать семидневный срок для оповещения инспекции — с момента открытия счета или получения уведомления от банка? Единого мнения на этот счет нет, и инспекции штрафовали фирмы, если им не удавалось уложиться в срок с предоставлением справки о новом счете, даже если это случалось из-за медленной работы кредитной организации. Сегодня процесс синхронизирован, банк высылает приглашение прийти за уведомлением в день открытия счета», – говорит Анатолий Синицын.
ПФР и ФСС не так строги к плательщикам, но и эти ведомства необходимо уведомить о смене реквизитов. Рекомендуемая форма, которую нужно использовать для информирования Пенсионного фонда, размещена на сайте ведомства www.pfrf.ru в разделе «Работодателям/Уплата страховых взносов и представление отчетности/Отчетность и порядок ее представления/Рекомендуемые образцы документов». ПФР предлагает плательщикам взносов несколько бумаг: одна – для сообщения об открытии или закрытии счета, другая – если изменились банковские реквизиты. Форма сообщения в соцстрах приведена в письме ФСС РФ от 28 декабря 2009 г. № 02-10/05-13656.
Как перейти из одного банка в другой так, чтобы это не отразилось на деятельности компании? Бухгалтеры уверяют, что такая задача невыполнима. Смену кредитной организации можно осуществить идеально, но в текущей деятельности фирмы обязательно возникнут непредвиденные обстоятельства. «Наша компания постаралась предупредить всех клиентов о смене банка, но обязательно найдется предприятие, до которого не дойдет письмо, сотрудник получивший важную информацию, проигнорирует ее, ответственные за перечисление средств лица просто забудут об изменениях. И вот уже деньги идут на старый счет компании», – рассказывает Анатолий Синицын.
Самый верный способ сохранить средства – не ликвидировать договор с прежним банком еще как минимум год. Некоторые фирмы вообще не закрывают счета, которыми уже не пользуются. Их наличие никак не мешает работе компании. Другое дело, что со временем от них не так просто избавиться. Потому что под заявлением о расторжении отношений с банком должна стоять подпись того директора, который был у организации в период открытия счета. Разыскать бывших руководителей не всегда представляется возможным. Действующее законодательство позволяет закрыть счет без бумажной волокиты, но лишь в том случае, если денег на нем нет. Поэтому бухгалтеру следует своевременно вывести финансы из того банка, с которым планируется завершить сотрудничество.
Сейчас очень многие компании предпочитают выплачивать деньги своим сотрудникам на пластиковые карты. При этом большинство таких организаций открывают зарплатные проекты в том же банке, в котором имеют счет. В общем-то такой путь не является единственно возможным. Основные финансовые потоки фирмы могут проходить через одну кредитную организацию, а оплата труда сотрудников через другую. «Совмещение основного счета и зарплатного проекта экономит время бухгалтера. Если они находятся в одном банке, то выплата денег персоналу займет час, если же в этом процессе участвуют две кредитные организации, предположить время фактического перечисления средств невозможно. В этом случае сложнее соблюдать обязательства перед коллективом по своевременной оплате труда», – говорит Анатолий Синицын.
Если компания собирается менять банк и зарплатный проект, то оба перехода одновременно не стоит совмещать. Это перегрузит организацию слишком большим количеством «революций». Для того чтобы начать выплачивать средства на новые карты, их требуется оформить. В теории с этим не возникает проблем, на практике же приходится не единожды проверить данные каждого сотрудника, исправлять ошибки, что отнимает массу времени. Поэтому гораздо легче пройти эту процедуру, когда бухгалтерия уже спокойно работает с новым расчетным счетом и может посвятить время проверке данных персонала.
