Каждая организация сталкивалась с ситуацией, когда счета-фактуры оформлены неверно. Очевидно, что огрехи в реквизитах этого документа могут лишить организацию права на вычеты по налогу. Как встроить процедуру тестирования счетов-фактур
Казалось бы, небольшие неточности в реквизитах документа не меняют сути хозяйственной операции, но на практике налоговые инспекторы при принятии «входного» НДС к вычету пристальное внимание уделяют именно правильности оформления счетов-фактур. Напомним, согласно определению, данному в Налоговом кодексе, эти документы служат основанием для принятия покупателем к вычету предъявленных продавцом сумм налога. Налоговым кодексом также установлены определенные требования, при соблюдении которых сумма налога, указанная в счете-фактуре, может быть принята к вычету. Таким образом, любая организация при получении и отражении в учете счетов-фактур вынуждена организовать проверку соответствия данного документа требованиям налогового законодательства. С чего же следует начать проверку и чья это зона ответственности?
Документооборот компаний существенно разнится в зависимости от вида их деятельности и от других факторов. Если работу с поставщиками в организации осуществляют менеджеры, имеет смысл оставить данную функцию за ними. Если же прием документов осуществляется офис-менеджером или секретарем, то при возложении на них функции проверки документов особое внимание необходимо уделить объяснению основ бухгалтерского учета (например, проверка реквизитов платежного поручения на аванс потребует от секретаря знания бухгалтерской программы). Но чаще всего проверка правильности входящих первичных документов находится в зоне ответственности бухгалтеров.
В любом случае придется подготовить инструкцию для сотрудников, которые обязаны проверять счета-фактуры на соответствие установленным требованиям. Рассмотрим основные этапы, которые целесообразно в ней отразить.
Тест может включать шесть этапов и проводится по схеме, представленной ниже.
На первом этапе осуществляется проверка наличия всех обязательных реквизитов счета-фактуры. Согласно пункту 5 статьи 169 НК РФ в нем должны быть указаны:
1) порядковый номер и дата выписки;
2) наименование, адрес и идентификационные номера налогоплательщика и покупателя;
3) наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя;
4) номер платежно-расчетного документа в случае предоплаты или частичной предоплаты;
5) наименование товаров (описание выполненных работ, оказанных услуг) и единица измерения (при возможности ее указания);
6) количество (объем) товаров (работ, услуг);
7) цена за единицу измерения;
8) стоимость товаров (работ, услуг) без налога;
9) сумма акциза по подакцизным товарам;
10) налоговая ставка;
11) сумма налога;
12) стоимость товаров (работ, услуг) с учетом суммы налога;
13) страна происхождения товара (если страной происхождения товаров не является РФ);
14) номер таможенной декларации (если страной происхождения товаров не является РФ).
На втором этапе следует провести проверку наличия подписей уполномоченных лиц.
Согласно пункту 6 статьи 169 НК РФ счет-фактура должен содержать подписи руководителя и главного бухгалтера организации либо иных лиц, уполномоченных на то приказом (другим распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. После подписания счета-фактуры непосредственно руководителем и главным бухгалтером организации указываются их фамилии и инициалы. Если счет-фактуру подписывают уполномоченные лица, то необходимо указать их должность, фамилию и инициалы, а также номер и дату составления доверенности, выданной на осуществление данных полномочий. В случае если в организации отсутствует должность главного бухгалтера, обязанности по ведению бухгалтерского учета и, соответственно, подписанию счета-фактуры, возлагают на руководителя. Во избежание споров с налоговыми органами необходимо запросить копию документа, подтверждающего ведение бухгалтерского учета, руководителем организации-поставщика лично. Не допускается предлог «за» («за руководителя»), а также проставление косой черты перед должностью, факсимильное воспроизводство подписи.
Если все обязательные реквизиты в счете-фактуре стоят, все подписи и расшифровки присутствуют, необходимо уделить пристальное внимание правильности указанных данных; это осуществляется на третьем этапе.
Неотъемлемыми элементами счета-фактуры являются ее дата и номер. Организация вправе внедрить собственную систему нумерации счетов-фактур, так как правила нумерации нигде законодательно не закреплены.
Наименование продавца и покупателя, а также адрес указываются в соответствии с учредительными документами. Даже если счет-фактуру выставляет обособленное подразделение, указывается адрес головной организации. Вписывают идентификационные данные – указывается ИНН компании и КПП; при выставлении счета-фактуры обособленным подразделением указывается КПП подразделения.
Кроме того, на третьем этапе проводится сверка наименования и адреса грузоотправителя и грузополучателя. Здесь необходимо отметить, что при выполнении работ или оказании услуг соответствующие строки счета-фактуры заполнять не нужно, в них ставятся прочерки. Однако заполнение данных строк при выполнении работ, оказании услуг не является нарушением, как и любое указание дополнительных сведений в счете-фактуре (письмо Минфина от 24 апреля 2006 г. № 03-04-09/07).
Несколько слов о номере и дате платежно-расчетного поручения. Если компания перечислила аванс, то в счете-фактуре обязательно должны быть указаны реквизиты платежного документа; при отсутствии данной информации принять НДС по такому счету-фактуре к вычету невозможно (письма Минфина России от 27 июля 2006 г. № 03-04-09/14 и от 24 апреля 2006 г. № 03-04-09/07). В этой же строке должны быть указаны реквизиты кассового чека (при оплате за наличный расчет).
С 2010 года вступили в силу следующие изменения положений статьи 169 НК РФ. Ошибки в счете-фактуре, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю, не основание для отказа в принятии к вычету сумм налога. Не может являться основанием для отказа принять к вычету суммы налога, предъявленные продавцом, и невыполнение требований к счету-фактуре, не предусмотренных пунктами 5 и 6 настоящей статьи. Таким образом, наличие ошибок в каком-либо реквизите счета-фактуры при правильном указании, например ИНН, не повод для отказа в вычете.
Отдельно необходимо сказать о правилах исправления ошибок в счете-фактуре. Неправильно оформленный счет-фактура подлежит исправлению. Покупатель корректировать счет-фактуру не имеет права, это обязанность продавца. Продавцу надлежит перечеркнуть неверный текст (или показатель) одной линией, и над линией написать нужную информацию. Исправления должны быть заверены подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты внесения изменений. Подпись лиц, уполномоченных на то приказом или доверенностью руководителя, на исправленных счетах-фактурах законодательством не предусмотрена. Неправильно оформленный счет-фактура, выявленный в следующем налоговом периоде, подлежит исправлению в общеустановленном порядке. Замена на новый счет-фактуру (с тем же номером и датой) не допускается. Исправления, подтвержденные надписью «Исправлено» или «Исправленному верить», допускаются. Правомерно внесение в счет-фактуру дополнений от руки. Дописывание от руки недостающих данных в счет-фактуру не является исправлением. Следовательно, ставить печать, подпись и дату в данном случае продавцу не нужно. Счета-фактуры, заполненные частично с помощью компьютера, частично от руки, но соответствующие установленным нормам заполнения, могут приниматься к учету и регистрироваться в книге покупок, то есть комбинированный способ заполнения счетов-фактур допускается. Исправления ошибок в счете-фактуре и дополнения, вписанные от руки, в обязательном порядке должны быть внесены в экземпляры и покупателя, и продавца. В противном случае налоговые органы при встречной проверке могут выявить факт исправления счета-фактуры, допустим, только в экземпляре покупателя, а следовательно, у них возникнет повод уличить организацию в фальсификации документов.
На следующем, четвертом, этапе необходимо провести сверку наименования товаров (работ, услуг) и единиц измерения (при возможности их указания). Согласно письму Минфина от 14 декабря 2007 г. № 03-01-15/16-453, графа «Наименование товара (описание выполненных работ, оказанных услуг) имущественных прав» заполняется по «особым» правилам, а именно: в ней необходимо дать полное описание работ, аналогичное предусмотренному в договоре. Сделать ссылку на договор недостаточно, необходимо кратко описать вид работ (услуг). При определении единиц измерения следует руководствоваться Общероссийским классификатором единиц измерения, утвержденным постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 366. Единица измерения может не указываться для работ, услуг, имущественных прав.
Страна происхождения и номер ГТД указывается только в случае, если страной происхождения товаров не является Российская Федерация.
Для того чтобы убедиться в отсутствии арифметических ошибок в счете-фактуре, на пятом этапе достаточно проделать следующие вычисления: рассчитать сумму НДС, исходя из налоговой ставки и итоговой стоимости (например, если ставка 18%, то надо будет разделить итоговую сумму на 118 и умножить на 18), а также рассчитать итоговую сумму счета-фактуры, сложив сумму без НДС с суммой НДС.
Если счет-фактура прошла все этапы предложенного теста, то на заключительном, шестом этапе, бухгалтер компании может смело принимать к вычету всю указанную в нем сумму НДС.
В заключение еще раз хочется обратить внимание читателей на изменения, внесенные в статью 169 Налогового кодекса, вступившие в силу с 2010 года. Возможно, благодаря им ситуация с проверкой правильности реквизитов счета-фактуры упростится. Следовательно, каждая компания сумеет сократить трудозатраты на проверку документов в пользу выполнения прочих многочисленных бухгалтерских обязанностей, что будет как нельзя кстати ввиду постоянных изменений налогового законодательства.
Эксперты компании Intercomp Global Services – внутренний контролер Татьяна Есикова и бухгалтер-консультант Ольга Альшанцева
